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会议组织经验,高效会议的《九三法则》及五个不要

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sheep 发表于 2022-9-19 08:43:58 | 显示全部楼层 |阅读模式
知名管理顾问彼得•德鲁克在其作品《卓有成效的管理者》中指出,公司的会议过于频繁,说明公司的管理存在不足之处,公司的会议管理能力与其整体管理水平有直接关系。三星能够取得今天的成绩,与其科学、有效会议管理模式分不开。三星的会议管理可以简单总结为“九个要求,三个公式”,简称“九三法则”。

九个必须:

凡是会议,必有准备
凡是会议,必有主题
凡是会议,必有纪律
凡是会议,必有议程
凡是会议,必有结果
凡是开会,必有训练
凡是开会,必须守时
凡是开会,必有记录
凡是散会,必有事后追踪

三条公式:

1)开会+不落实=零;
2)布置工作+不检查=零;
3)抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。

参考资料:《高效会议管理全案:会前、会中、会后的管理实战技巧》轩英博

另外补充五个不:

开会不务虚、不跑题、不讨论细节、不抱怨诉苦、不搞一言堂
eg:越是大型的会议越要避免讨论细节,需抓重点,细节由各部门或组分解后深入讨论

会议作为一项有效的交流沟通方式,为绝大多数企业所用。通过举办会议,企业可以公布决议,沟通交流问题,完善项目,还能够让与会人员了解决策的相关信息,促进执行人员高效开展工作。管理者的行事方法、管理理念不同,对公司的会议召开频率有着直接影响。有些老板倾向于通过会议形式与员工交流,经常组织会议,长此以往,该公司就会慢慢建立起与会议组织及召开相对应的企业文化。

面对会议频繁的现象,员工需要做的是,先配合参与会议,如果员工对这个问题的负面情绪比较多,管理者应及时向公司领导反映情况,利用合理方式与公司领导交流,根据领导的意愿做出调整,并核查其执行效果,继续收集员工的反馈信息,逐步改善。

另外,如果企业内存在会议过多的情况,公司领导也需要注意,考虑是不是公司在管理方面存在不足,若答案是肯定的,就应该对公司的管理机制进行分析,改善现有的管理方式。

九个必须详解:


1)凡是会议,必有准备

三星集团每次举行会议,必须进行准备充分。会议组织及召开需投入大量成本,如果召开会议,却没有得到预想的结果,无疑是浪费了所有人的时间及精力。因此,三星集团明确要求,对于重大会议都必须事先核查其准备情况,凡是没有做好充足准备的会议一律撤销。而且在开会前,相关负责人需要把会议资料交给参与者,参与者必须在开会前阅读材料,避免在开会现场没有足够的思考时间。

(2)凡是会议,必有主题

三星集团每次举行的会议都有会议主题,会议用PPT的前几页要对会议主题进行强调。若会议缺乏明确主题与流程设置,与会人员就会漫无目的,难以提高时间利用效率。另外,会议参与者需提前知晓会议主题。

(3)凡是会议,必有纪律

针对每次会议,三星集团都会委任纪律检验官,会议主持人通常需负责会议纪律的维持,在会议开始前进行纪律说明,惩罚迟到者,提醒会议违规人员,并且按照规定对那些在开会期间表现恶劣、给会议进行造成干扰的人进行相应处罚。

(4)凡是会议,会前必有议程

三星集团规定,凡是需要举行的会议都需要规划好会议议程,相关负责人需要在开会之前将会议议程文件交到与会人员,让与会人员明确开会的时间、地点等,方便他们进行时间安排,同时准备会议。做好会议过程中的时间规划,提高时间利用率。

(5)凡是会议,必有结果

会议组织及召开是为了制定解决方案,若会议最终未提出决策,其价值就得不到体现。因此,为了保证会议效果,所有与会人员都应该认真对待会议的召开,如果监督人员发现有人没有围绕会议主题发表意见,需加以干涉。通常情况下,会议时间不宜超过2个小时,否则容易使人产生懈怠心理。主持人应在关键时间点予以提示,确保会议进程安排合理。此外,应该以文件形式体现会议决议,当场公开决议,确保所有人同意。若某些议题存在不同意见,可另行决策,对于大家都同意的方案,需在会议结束后立即实施。

(6)凡是开会,必有训练

三星采用培训方式来减少时间浪费,通过培训来提高员工的工作能力,使他们的行为更符合公司规范,促进员工发展,从而提高整体的时间利用率。

为了提高会议效率,三星会面向所有员工开展会议培训工作,但国内大部分企业并没有设置类似的培训课程。员工对会议组织、会议主持、议题讨论、个人意见发表、会议记录等等事项都缺乏了解,只能从自己参与的会议中总结。对于在会议中出现的问题,也不知该如何应对。

在会议召开期间,经常会出现激烈的辩论,若这种情况不能及时缓解,就容易降低整个会议质量,而在很多情况下,与会者可通过灵活处理而避免问题恶化。比如,不能因为对发言人有看法而否认他的提议,故意批评其观点;即使要提出反面意见,也要使用礼貌用语,避免使对方产生反感心理;通过公开称赞表示对对方观点的认同,以合理方式表达自己的相反意见,注意不能冒犯上级领导;避免通过贬低他人来彰显自己的价值。会议要求参与者进行集中讨论时,应综合考虑其他人的意见,避免局限于自己的固有看法中,学会换位思考,允许别人持有不同意见,对于那些既定决议,主持人在公布前需声明其性质,只有那些尚未形成结论的决议才能进入讨论环节。

(7)凡是开会,必须守时

提前做好会议时间规划,避免会议延迟,在规定时间内结束会议,否则容易打乱参与者的时间安排;与此同时,要对会议中各个议程进行时间设定,防止某个议题导致整体会议时间拖后,如果在短时间内无法达成一致意见,应另行安排讨论,保证其他议题的正常进行;若规定在会议中必须得出结论,则需提前告知参与者,以防他们不接受会议时间延长的情况。

(8)凡是开会,必有记录

保证所有会议都能形成体系化的会议记录,对会议中做出的决议、对应的负责人、执行者及时间做出明确界定,有些会议决策的实施需不同部门提供资源支持,对此,也应该体现在会议记录中,防止部门间推卸责任,无法在规定时间内完成计划;为了保证会议效果,必须在会议中提出具体决议,从而体现会议的价值,否则,很多参与者会觉得会议本身没有什么实际作用,对会议参加持消极态度,甚至不希望企业组织会议。

(9)凡是散会,必有事后追踪
如果会议结束后不检查其决策落实进度,会议的成果就得不到体现。为此,需强化会议后的监督,对决议落实情况、进度等进行实时核查,在发现问题后及时处理,在规定时间内落实会议决策。在这方面,企业领导层须起到带头作用,促使管理层人员建立完善的监察体系。






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